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Systeme für das papierlose Büro und Dokumente management

Wenn Unternehmen darüber nachdenken, ob sie die grundlegendste Phase der Digitalisierungstransformation, d. h. die Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Systeme in Angriff nehmen sollen, gibt es häufig Befürchtungen, dass die Einführung und die Unkenntnis des neuen Systems die Produktivität beeinträchtigen und die Mitarbeiter verunsichern könnten. Das Gleiche lässt sich jedoch über jede größere Veränderung sagen, auch über eine drastische Änderung des Essensplans. Was Mitarbeiter und Geschäftsinhaber bei der digitalen Transformation wirklich bedenken sollten, sind all die Möglichkeiten, die das digitale Dokumentenmanagement bietet, um die Effizienz Ihres Unternehmens sowohl in vorhersehbaren als auch in unvorhersehbaren Situationen zu steigern.

Nicht-digital ist keine Option

Anwaltskanzleien sind bei ihrer täglichen Arbeit häufig mit drei Mängeln konfrontiert: Erstens, es ist oft ist es oft schwierig, den richtigen Leuten in allen Büros Zugang zu den richtigen Dokumente zu verschaffen. Zweitens ist es oft nicht möglich, Änderungen zu verfolgen. Das hat zur Folge, werden Dokumente manchmal bis zu dreimal gespeichert und nicht als die neueste Version der Datei erkannt. Und schließlich müssen E-Mails oft manuell weggespeichert werden. Die Assistenten müssen also den richtigen Ordner finden und die E-Mail in diesen Ordner kopieren. Außerdem müssen einige Dokumente vor der Ablage gescannt werden. Das alles ist sehr zeitaufwendig.

Um den Unterschied zwischen einem normalen Unternehmen und einem Unternehmen, das digitales Dokumentenmanagement einsetzt zu beschreiben, wollen wir uns auf das einzelne Dokument fokussieren. D.h. all die Dinge, die mit einem digitalen Dokument gemacht werden können, bei dem aber das Original und jede Kopie aus Papier besteht.

1) Gleiches Dokumentenformat für Entwürfe und endgültige Dokumente

Da niemand mehr seine Dokumente auf Schreibmaschinen schreibt, enstehen fast 100 % der Dokumente in digitaler Form in einem Textverarbeitungsprogramm. Dieses Textverarbeitungsprogramm speichert ein digitales Dokument, das dann ausgedruckt wird. Obwohl viele Unternehmen, die mit Papier arbeiten, immer noch eine Papierkopie als "das Original" betrachten, sind in Wahrheit die Originale aller Dokumente heute digital. Das Papier ist die echte Kopie und jedes Mal, wenn eine Bearbeitung oder eine neue Version verfasst wird, wird das Dokument in digitaler Form erstellt, auf Papier gedruckt und dann bearbeitet.

Warum nicht die Papierphase einfach überspringen? Wenn Sie mit digitalen Dokumenten arbeiten, ist es oft nicht erforderlich zu drucken, es sei denn, ein Kunde benötigt eine physische Kopie aus einem bestimmten Grund wie persönliche Unterschriften oder er verlangt einen Ausdruck für seine privaten Unterlagen. Andernfalls können Sie Dokumente in digitaler Form empfangen, entwickeln, bearbeiten und einreichen. Alles nur mehr digital.

2) Unbegrenzte Bearbeitung eines einzelnen Dokuments

Wenn Sie hauptsächlich mit physischen Kopien Ihrer Unterlagen arbeiten, sind Bearbeitungen nicht nur deshalb eine Herausforderung, da sie sorgfältig und sauber durchgeführt werden müssen. Nein, jede alte Kopie muss zugunsten neuer Ausdrucke der bearbeiteten Dokumente weggeworfen werden. Bearbeitungen auf Papier sind nicht löschbar, und bei handschriftlichen Dokumenten müsste die Ressourcenabnutzung zB des Radiergummis und des Papiers in die Betrachtung miteinbezogen werden.

Digitale Dokumente hingegen können unendlich oft bearbeitet werden, überarbeitet, korrigiert und gemeinsam bearbeitet werden, ohne dass ein Radiergummi, White-out-Flüssigkeit oder ständiges Drucken und Nachdrucken erforderlich ist. Denn digitale Bearbeitungen sind einfach und kosten nichts. Die Versionskopie  und das Original kann in einer Datei enthalten sein, sodass jeder, der Zugang hat, auch auf die aktualisierte Version zugreifen kann.

3) Saubere Kopien von einem Mark-up Original

Apropos Bearbeitung und Kopien: Ein interessanter Aspekt digitaler Dokumente, insbesondere formularbasierter Unterlagen, die oft im PDF-Format vorliegen, ist die Trennung zwischen dem Hauptdokument und den Daten, die zum Ausfüllen der einzelnen Formulare verwendet werden. Anstatt ausgedruckter Dokumente, die - einmal markiert - nie wieder als saubere Kopien verwendet werden können, können digitale Dokumente leicht bearbeitet und in die "ursprüngliche" Form einer sauberen Kopie zurückverwandelt werden. Dokumentenmanagement Systeme sind eine große tägliche Hilfe.

4) Automatische Versionskontrolle

Die Versionskontrolle im Dokumentenmanagement ist die automatische Aufzeichnung von jeder Veränderung, die an einem Dokument vorgenommenen wird. Wenn z.B. drei verschiedene Teammitglieder an demselben Projekt arbeiten. Die Versionskontrolle kann genutzt werden, um gezielt zu identifizieren, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Die Versionskontrolle Kontrolle hat eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten. Ein anderes Beispiel wäre, wenn ein Kunde sagt dass Änderungen an seinem Konto vorgenommen wurden. Ihr Versionskontrollsystem kann identifizieren, wer diese Änderungen wann vorgenommen hat, und möglicherweise sogar festhalten, warum ein Administrator oder der Kunde selbst die Änderungen vorgenommen hat. Klarerweise ist dies bei Papierdokumenten nicht möglich, es sei denn, Sie wollen eine Handschriftenanalyse und Tintenforensik durchführen.

5) Sofortiger Austausch mit Kollegen und Kunden

Wenn Ihr Unternehmen viel mit Papier und ausgedrucktenMemos arbeitet, dann ist es für Sie nichts Neues, dass Sie es ständig mit neuen Dokumenten zu tun haben. Die Administration geschieht idR durch jemand der zwischen den Schreibtischen und Büros hin- und herläuft, um Aktualisierungen auszuteilen oder es es erfolgt in Meetings. Kunden müsste es per persönlich oder per Post übergeben werden.

Bei digitalen Dokumenten ist dies jedoch nicht erforderlich. Sie brauchen nur zu speichern und dann Sie einfach die Berechtigungen für das Dokument an alle weitergeben, und die Berechtigten haben Zugriff auf das fertige Dokument. Für diejenigen, die keinen Zugang zu Ihrem aktuellen DMS haben, genügt eine einfache E-Mail um die Freigabe einzurichten. Kein Ausdruck, keine Briefmarken, keine persönliche Übergabe erforderlich.

6) Zugang über ein beliebiges Endgerät

Selbst wenn Sie vergessen haben, eine Kopie eines Dokuments mitzunehmen, oder wenn Sie von einer Situation überrascht werden, in der ein Dokument benötigt wird, ist das kein Problem. Ein digitales Dokument, das in einer zugänglichen Cloud gehostet wurde, können Sie überall abrufen, herunterladen und bearbeiten. Sie können es von einem Laptop, Mobiltelefon, Heim- oder Arbeitscomputer oder sogar von einem geliehenen Gerät aus lesen und bearbeiten. Außerdem können Sie Dokumente mit dem System sofort an neue Kunden und Geschäftspartner weitergeben oder, falls diese noch nicht digitalisiert sind, ein personalisiertes neues Exemplar ausdrucken.

Ein Nutzen, den kein physisches Dokument hat, aber die digitalen Dokumente können, sind Links. Bei digitalen Dokumenten können Sie eine URL in den Text des Dokuments einbetten, die zu anderen Websites und Inhalten führt. Dies können alle möglichen Links sein: von Links zu Online-Recherchen oder Links zwischen Dokumenten desselben oder verschiedener Projekten. Die Vernetzung durch Links ist einfach und schafft Klarheit, im Gegensatz zu langwierigen manuellen Verweisen.

8) Automatisierte Erstellung von Inhalten und deren Nutzung

Trotz aller Effizienz die die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement mit sich bringt, liegt der wahre Nutzen für Sie darin, die Daten zu analysieren und zu automatisieren. Künstliche Intelligenz, Unternehmenssoftware, prädiktive Algorithmen und Prozessautomatisierung machen es Unternehmen leichter, eine zuvor unübersichtlich e Menge an Daten zu verarbeiten und zu strukturieren. Vom Versenden personalisierter Werbe-E-Mails bis hin zur Vorhersage des nächsten Markttrends - digitale Dokumente ermöglichen es Ihnen, jeden Datenpunkt in Ihrem Besitz zu analysieren und mit modernen digitalen Geschäftslösungen zu nutzen.

9) Anbieter

Wenn Sie auf der Suche nach Fachleuten sind, besuchen Sie bitte die folgenden Links:

Southwest Solutions Group: Durch die Umstellung auf ein Papierloses Büro Dokumenten-Imaging wird Ihr Unternehmen die Produktivität der Mitarbeiter steigern, Platz sparen und den Kundenservice verbessern.

I.R.I.S: Spezialist für Anwaltskanzleien und Unternehmen der freien Berufe.

Kontakt

Wenn Sie weitere Informationen über die Vorteile der digitalen Transformation und die Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen wünschen, kontaktieren Sie uns noch heute!

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Georg Tichy

Georg Tichy

Georg Tichy ist Unternehmensberater in Europa mit den Schwerpunkten Top-Management-Beratung, Projektmanagement, Corporate Reporting und Fundingsupport. Dr. Georg Tichy ist auch Trainer, Dozent an Universitäten und Berater zu aktuellen wirtschaftlichen Themen. Kontaktieren Sie mich oder buchen Sie einen TerminAutorbeiträge anzeigen