Wenn eine Anwaltskanzlei durch eine schnellere Rechnungsstellung einen verbesserten Mittelzufluss erzielen will, muss ein einfacher und standardisierter Abrechnungsprozess geschaffen werden. Die Optimierungen sollen zu einem Abbau von Abrechnungsspitzen und zu einer gleichmäßigen Abrechnung über das Jahr hinweg führen. Ziel ist es daher, durch eine optimierte Rechnungsbearbeitung Prozesse und ein zuverlässiges IT-System eine monatliche Abrechnung der Leistungen zu ermöglichen.
Inhaltsübersicht
Um eine genaue und rechtzeitige Rechnungsstellung zu unterstützen - was auch Verwaltungszeit spart - müssen die vor- und nachgelagerten Bereiche Prozesse in die Prozessumgestaltung einbezogen werden. Ziel ist es, durch einen schnelleren Rechnungsstellungsprozess einen verbesserten Cashflow zu generieren. Daher wird vorgeschlagen, Rechnungsstellungsassistenten in den neuen Rechnungsstellungsprozess einzubeziehen.
Vorgeschaltet und nachgeschaltet sind folgende Prozesse :
- Stammdaten Management,
- Leistungserfassung und
- Mahnwesen
Die Entscheidungsbefugnis über die in Rechnung zu stellenden Akten verbleibt bei den Anwälten. Die vorgeschlagenen Änderungen führen zu einer schnelleren Abrechnung der noch nicht abgerechneten Leistungen. Die Anwälte und das Verwaltungspersonal sollten von Rechnungsstellungsassistenten unterstützt werden, die für die folgenden Agenden zuständig sind:
- Erstellung von Rechnungen,
- Analyse der Rechnungen
- Unterstützung von Anwälten und
- Zeitmanagement Fakturierung
Mit dem neuen Rechnungsstellungsprozess wird ein neuer unterstützender Prozess eingeführt, um den Rechnungsstellungsprozess in einer Kanzlei oder Kanzleigruppe zu vereinheitlichen.
Stammdaten für die Rechnungsbearbeitung
Das Stammdatenmanagement wird durch zwei Prozessschritte ergänzt:
- bei Auftragserteilung werden die rechnungsrelevanten Daten schnellstmöglich erfasst und
- das Ende des Projekts (der Abschluss des Projekts) so schnell wie möglich im Rechnungsstellungssystem erfasst wird.
Das Stammdatenmanagement verbessert die Qualität der Rechnungsvorschlagslisten, die den Juristen künftig von den Rechnungsassistenten zur Verfügung gestellt werden. Zu den zusätzlichen Datenfeldern, die im System benötigt werden, gehören: Aufwandsentschädigung, Abrechnungsvorgaben (Teilabrechnung), Projektende, Pauschal- oder Stundenabrechnung usw.
Zeiterfassungsbögen/abrechenbare Dienstleistungen
Eine ordnungsgemäße und rechtzeitige Erfassung der abrechenbaren Leistungen unterstützt die Qualität und Pünktlichkeit der Abrechnung. Der Prozess der Leistungserfassung selbst ist nicht unbedingt Teil der Veränderung, obwohl betont werden sollte, dass eine kontinuierliche (wöchentliche) Leistungserfassung notwendig ist, um eine schnelle Rechnungsstellung zu unterstützen. Verspätet erfasste Leistungen oder nacherfasste Leistungen verzögern den Abrechnungsprozess.
Darüber hinaus wird empfohlen, die Leistungskürzel (die Leistungscodes) und den dazugehörigen Text zu vereinheitlichen und damit einheitliche Leistungskategorien zu schaffen. Die mit dem Leistungskürzel verbundenen Textvorschläge sollten jedoch überschreibbar sein.
Fakturierung/Fakturierung
Jeder Abrechnungsassistent wird einem Team von Anwälten zugewiesen, für die er zuständig ist. Die Zuweisung zu den Teams erfolgt auf der Grundlage der fachlichen und örtlichen Nähe. Pro Standort sollte mindestens ein Fakturierungsassistent eingesetzt werden. Den betreuten Anwaltsteams werden von den Fakturierungsassistenten monatlich fakturierbare Akten vorgelegt. Als fakturierbare Akten gelten solche, die:
- ein abgeschlossenes Projekt enthalten, oder
- diejenigen, bei denen die letzte Zeiterfassung mehr als vier/zwei Wochen zurückliegt, oder
- das Rechnungsvolumen übersteigt einen bestimmten Schwellenwert, z.B. EUR/USD 10.000
Die Entscheidung über die Rechnungsstellung verbleibt in diesem Prozess der Rechnungsbearbeitung beim Anwalt. Rechnungsstellungsassistenten sind für die Verwaltung der Rechnungsstellung (elektronische oder papiergestützte Rechnungsstellung) zuständig. Die Fakturierungsassistenten bleiben disziplinarisch ihren Vorgesetzten unterstellt, zusätzlich sollte aber aus Koordinationsgründen eine "dotted line" zum Head of Finance eingerichtet werden.
Mahnverfahren im Prozess der Rechnungsbearbeitung
Die Fakturierungsassistenten legen den Juristen monatlich eine Liste der offenen Posten vor. Die Liste der offenen Posten (OP-Liste) enthält alle Rechnungen, die älter als 30 Tage sind und noch nicht bezahlt wurden.
Der Anwalt kann entscheiden, ob
- der Kunde grundsätzlich gemahnt wird oder nicht gemahnt wird oder
- welche Erinnerungsstufe versendet wird
Die folgenden Erinnerungsstufen sind möglich:
- Zahlungserinnerung (per Mail)
- 1. Mahnbescheid
- 2. Mahnbescheid
- 3. Mahnbescheid (Androhung gerichtlicher Schritte - oder Inkassobüro)
- Endgültiger Mahnbescheid: Klage (entweder durch befreundete Anwaltskanzlei oder eigenes Team)
Der Versand von Mahnungen wird von den Fakturierungsassistenten durchgeführt. Die Zahlungsbedingungen der Rechnungen sollten vereinheitlicht werden.
Berufsprofile für Fakturierungsassistenten
Aufgaben der Fakturierungsassistenten:
- Analyse der nicht abgerechneten Leistungen
- Erstellung von Vorschlägen für die Rechnungsstellung
- Unterstützung des Mahnwesens
- Operative Unterstützung für die betreuten Teams
- Die Abrechnungsbefugnis verbleibt beim Anwalt, das Dienstleistungsniveau wird deutlich erhöht.
- Es können zusätzliche Aufgaben hinzugefügt werden, die mit dem neuen Rechnungsstellungsprozess verbunden sind.
Conclusio
Ein einheitlicher und standardisierter Rechnungsbearbeitungsprozess verbessert die Liquiditätsbeschaffung einer Anwaltskanzlei. Verschiedene Optimierungen (z.B. Fakturierungsassistenten, einheitliche Leistungscodes, optimierte Mahnwesen-Prozesse, etc) führen zu einer Reduzierung der offenen Rechnungen und wirken sich positiv auf das Working Capital der Kanzlei aus. Da die endgültige Entscheidung über die Rechnungsstellung oft noch beim Anwalt liegt, ist es wichtig, dass lange Überfälligkeiten angefochten und überwacht werden. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie den Abrechnungszyklus Ihres Unternehmens verbessern wollen.
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