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7 Gründe, warum Unternehmen Struktur brauchen (im Home Office)

Das Element der Strukturiertheit ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, insbesondere für ein Unternehmen, das Home-Office anbietet. Im Wesentlichen umfasst die Organisationsstruktur formelle und informelle Verfahren und Richtlinien, die ein Unternehmer nutzen kann, um alle Abläufe im Home-Office zu steuern.

Viele kleinere Unternehmen, die von zu Hause aus arbeiten, setzen jedoch keine geeignete Arbeitsstrukturen ein, weil die Geschäftsinhaber häufig einen großen Teil der Arbeiten selbst erledigen. Auch wenn es nur für größere Unternehmen sinnvoll ist, die Vorteile einer guten, arbeitsteiligen Unternehmensstruktur zu nutzen, können auch Home-Office Unternehmen mit der Umsetzung von Richtlinien und Verfahren beginnen, um einige der Vorteile einer Ablaufstruktur zu nutzen.

In diesem Beitrag finden Sie einige der wichtigsten Gründe, warum es für jedes Unternehmen, ob Home-Office oder nicht, wichtig ist, betriebliche Strukturen einzuführen, um Vorteile zu erzielen, insbesondere in dieser COVID-19-Periode, in der viele Menschen jetzt aus der Ferne arbeiten. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

1. Effizienz aller Geschäftsabläufe

Durch Umsetzung prozessualer Struktur können Sie alle Ihre Geschäftsabläufe effizienter gestalten. Als Unternehmer sind Sie für die Organisation aller Unternehmensfunktionen und deren Unterteilung in Abteilungen verantwortlich. Wenn Sie die Arbeitsabläufe in Abteilungen schriftlich festhalten, verbessern Sie im Wesentlichen die Effizienz Ihrer Mitarbeiter, unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten.

Außerdem ist es wichtig, diese Abteilungen und Funktionen in einem Organigramm festzuhalten, in dem alle Managementebenen aufgeführt sind. Dies ist auch ein idealer Weg, um Ihren Mitarbeitern mitzuteilen, wem sie zu welchem Zeitpunkt berichten. Außerdem können Sie Ihre Ausgaben senken, weil Sie die Anzahl ähnlicher Vorgänge, die von verschiedenen Abteilungen ausgeführt werden, reduzieren.

2. Verbesserte Entscheidungsfindungsprozesse

Die Organisationsstruktur ist wichtig für die Verbesserung der Entscheidungsfindungprozesse, vor allem, wenn es schriftlich festgelegte Richtlinien und Organisationsanweisungen gibt die Regeln wie die Ablauforganisation funktionieren soll. Das Element der Entscheidungsfindung bezieht sich im Wesentlichen auf die Informationsverabeitung, die die verschiedenen Akteure im Unternehmen im Laufe der Zeit sammeln.

Wenn das Unternehmen über eine straffe Struktur verfügt, kann es den Informationsfluss vom Team im Vertrieb zu den Personen, die für wichtige Entscheidungen zuständig sind, sicherstellen. Dies ist möglich, weil die Ablaufprozesse festgelegte Kommunikationskanäle definieren, die für die Entscheidung von unternehmerischen Vorgängen von Bedeutung sind.

3. Verbesserung der Mitarbeiterleistung durch mehr Struktur

Wenn Sie eine gut durchdachte Unternehmensstruktur einführen, sind Sie in der Lage, alle Unternehmensprozesse zu dokumentieren und gleichzeitig alle Rollen und Verantwortlichkeiten (Kompetenzen) in Ihrem Unternehmen festzulegen.

Da die meisten Mitarbeiter in ihren Home-Offices arbeiten werden, müssen sie möglicherweise eine Schulung organisieren, um die Mitarbeiter die neuen Abläufe zu erläutern. Außerdem wissen Ihre Mitarbeiter nun, wer welche Aufgaben hat und wem sie im Falle von Genehmigungen Bericht erstatten müssen.

Die Struktur kann auch ein gewisses Maß an Flexibilität mit sich bringen, da Sie die Freiheit haben, einige weitere Prozesse oder Abteilungen hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung die Führungskräfte nicht überfordert. Dies ist wichtig, um die Leistung der Mitarbeiter und damit die Produktivität des Unternehmens zu steigern.

4. Einfache Prozesse von mehreren Standorten aus ermöglichen

Da die meisten Mitarbeiter von ihrem Home-Office aus online arbeiten müssen, trägt eine Organisationsstruktur dazu bei, dass der Geschäftsbetrieb trotz der vielen Standorte reibungslos funktioniert. Sie wird Ihnen dabei helfen, einen Managementstandard zu entwickeln, um sicherzustellen, dass alle Ihre Mitarbeiter nach den Standardverfahren Ihres Unternehmens arbeiten.

Da Sie möglicherweise nicht in der Lage sind, persönliche Personalgespräche zu führen oder alle Ihre Mitarbeiter rechtzeitig persönlich zu informieren, ist es erforderlich, eine Struktur einzuführen, die trotz der geografischen Barrieren funktioniert.

5. Mehr Einsatz für Vertrieb und Kundendienst

Wenn Sie eine klar definierte Unternehmensstruktur einrichten, vermeiden Sie es, zu viel Zeit mit der innerbetrieblichen Problemen zu verbringen, und richten Ihre Zeit und Mühe auf den Kundenservice.

Wenn Sie mehr Zeit für Ihre Kunden aufwenden, können Sie Ihr Unternehmen effizient dabei unterstützen, auf die tatsächlichen Fragen und Anfragen der Kunden zu Ihren Waren und Dienstleistungen einzugehen. Gleichzeitig können Sie sich besser auf die Steigerung der Umsatzerlöse Ihres Unternehmens und die Erzielung von Gewinnen konzentrieren, da Sie rascher auf die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Kunden eingehen können.

6. Gut für Wachstum und Expansion auf Grundlage einer soliden Struktur

Einer der Hauptgründe, warum manche Unternehmen schneller wachsen als andere, ist eine solide Struktur, die es ihnen ermöglicht, Humanresourcen, einschließlich Talente, effektiv zu verwalten. Dies bedeutet, dass Sie in der Lage sind, Ihre Mitarbeiter an der richtigen Stelle einzusetzen. Auf diese Weise können Sie etwaige Unzulänglichkeiten oder Schwachstellen in Ihrem derzeitigen Team leicht aufzeigen.

Außerdem muss Ihre Struktur flexibel genug sein, um Wachstum zu ermöglichen. Möglicherweise müssen Sie neue Managementebenen in Ihrem Organigramm einrichten und klarstellen, wer wem im Büro unterstellt ist.

Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nicht in kurzer Zeit mehrere Änderungen an Ihrer Struktur vornehmen, da dies leicht zu Unruhe bei den Mitarbeitern führen kann, was wiederum Ablenkung und letztlich Produktivitätseinbußen zur Folge haben kann.

7. Effiziente Aufgabenerledigung

Wenn Ihr Unternehmen eine solide Struktur eingeführt hat, wird es leicht sein, Ihre Projekte rechtzeitig abzuschließen. Ihr Projektleiter wird besser in der Lage sein, die verfügbaren Humanressourcen, einschließlich ihrer Zuständigkeiten und Fähigkeiten, zu ermitteln. Daher wird die Aufgabenzuweisung reibungsloser verlaufen und er wird wissen, wer wem wie Bericht erstattet, um eine effiziente Aufgabenerledigung zu gewährleisten und die Produktivität zu steigern.

Unterm Strich

Ein Unternehmen, das schlecht oder gar nicht strukturiert ist, kann aufgrund unzureichender personeller Ressourcen Schwierigkeiten haben, kritische Fristen einzuhalten oder einen Engpass zu überbrücken. Dies liegt daran, dass möglicherweise nicht ganz klar ist, wer was zu einem bestimmten Zeitpunkt tun sollte. Außerdem können die Dinge leicht aus dem Ruder laufen, wenn die Kommunikation unterbrochen wird oder die Manager widersprüchliche Anweisungen erteilen. Mit der richtigen Struktur für Ihr Home-Office können Sie also problemlos eine engagierte Belegschaft fördern, ohne dass die Innovation in der hart umkämpften Geschäftswelt darunter leidet. Kontaktieren Sie uns, um die beste Organisation für Ihr Unternehmen zu finden.

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Georg Tichy

Georg Tichy ist Unternehmensberater in Europa mit den Schwerpunkten Top-Managementberatung, Projektmanagement, Corporate Reporting und Fundingsupport. Dr. Georg Tichy ist auch Trainer, Dozent an Universitäten und Berater zu aktuellen wirtschaftlichen Themen. Kontaktieren Sie mich oder buchen Sie einen Termin.